Die häufigste Fehlkalkulation von Freelancern: den Stundensatz am alten Angestelltengehalt orientieren. Wer früher 30 € pro Stunde verdient hat, verlangt 35 € — und wundert sich, dass am Jahresende nichts übrig bleibt. Der Grund: Als Freelancer trägst du Steuern, Sozialabgaben, Betriebskosten und alle unbezahlten Tage selbst. Unser Freelancer-Stundensatz-Rechner rechnet rückwärts — vom Wunsch-Netto zum nötigen Tages- und Stundensatz.
Warum der Stundensatz so viel höher sein muss
Ein Angestellter mit 4.000 € netto im Monat kostet seinen Arbeitgeber ein Vielfaches: Lohnsteuer, Sozialversicherung, bezahlter Urlaub, Krankheit, Feiertage, Arbeitsplatz, Fortbildung. Als Freelancer übernimmst du all das selbst — aber nur an den Tagen, die du tatsächlich abrechnen kannst.
Die Formel: Rückwärtsrechnung in fünf Schritten
- Benötigter Gewinn vor Steuern = Wunsch-Netto / (1 − Abgabensatz)
- Benötigter Jahresumsatz = Gewinn vor Steuern + Betriebskosten pro Jahr
- Fakturierbare Tage = (365 − 104 Wochenenden − Urlaub − Feiertage − Krankheit − Weiterbildung) × (1 − nicht-fakturierbarer Anteil)
- Tagessatz = Jahresumsatz / fakturierbare Tage
- Stundensatz = Tagessatz / Stunden pro fakturierbarem Tag
Rechenbeispiel: 3.000 € netto im Monat
Eine Freelancerin will 3.000 € netto im Monat, also 36.000 € im Jahr. Sie rechnet mit einem pauschalen Abgabensatz von 40 % auf den Gewinn und hat 22.800 € Betriebskosten (Software, Hardware, Versicherungen, Steuerberater, Büro).
- Gewinn vor Steuern = 36.000 € / (1 − 0,40) = 60.000 €
- Jahresumsatz = 60.000 € + 22.800 € = 82.800 €
- Fakturierbare Tage = (365 − 104 − 30 Urlaub − 11 Feiertage − 8 Krank − 5 Weiterbildung) × (1 − 0,20) = 207 × 0,8 = 165,6 Tage
- Tagessatz = 82.800 € / 165,6 = 500 €
- Stundensatz (8 h/Tag) = 500 € / 8 = 62,50 €
Aus 3.000 € Wunsch-Netto wird ein nötiger Stundensatz von 62,50 € — mehr als das Doppelte des naiven Bauchgefühls.
Der größte Hebel: fakturierbare Tage
Von 365 Tagen bleiben nach Wochenenden, Urlaub, Feiertagen, Krankheit und Weiterbildung nur rund 207 Arbeitstage. Davon gehen Akquise, Angebote und Admin ab — der nicht-fakturierbare Anteil. Bei 20 % bleiben nur 165,6 abrechenbare Tage. Jeder zusätzliche unbezahlte Tag treibt deinen nötigen Satz nach oben.
Umsatzsteuer: der häufigste Denkfehler
Die Umsatzsteuer (19 %) zahlt dein Kunde zusätzlich zu deinem Honorar. Sie ist ein durchlaufender Posten, den du ans Finanzamt weiterleitest — sie ist nicht Teil deines Netto-Stundensatzes. Wer 62,50 € netto berechnet, stellt dem Kunden 74,38 € brutto in Rechnung. Verwechsle die beiden nie. Mehr dazu im Umsatzsteuerrechner.
Ehrlicher Hinweis: keine Steuerberatung
Der Abgabensatz von 40 % ist eine grobe Pauschale. Die tatsächliche Einkommensteuer ist progressiv (§32a EStG) und steigt mit dem Gewinn. Kranken- und Pflegeversicherung hängen von deinem Status ab (freiwillig gesetzlich vs. privat). Plane deine Einkommensteuer und ggf. die Gewerbesteuer separat — und sprich im Zweifel mit einem Steuerberater.
Kalkulationsbasis ist kein Marktpreis
Der berechnete Satz sagt, was du brauchst — nicht, was du durchsetzen kannst. Der erzielbare Satz hängt von Markt, Spezialisierung, Nachfrage und Verhandlung ab. Liegt dein Kalkulationssatz über dem Marktniveau, musst du an den Stellschrauben drehen: mehr fakturierbare Tage, niedrigere Betriebskosten oder ein höheres Skill-Level.
Jetzt selbst berechnen
Nutze den Freelancer-Stundensatz-Rechner, um deinen individuellen Tages- und Stundensatz zu ermitteln. Zur Steuerplanung helfen der Einkommensteuerrechner und der Umsatzsteuerrechner.